Печати в исходящей документации (письмах)

Еще со школьной скамьи мы усвоили: документ без печати недействителен.

Методические вопросы организации работы с бланками и визовыми копиями

Вот и ставим печать чуть ли не на всех печатях — каши маслом не испортишь. Но так ли это необходимо? На каких кадровых документах действительно нужно ставить оттиск печати, а какие могут обойтись и без него? К нам в редакцию часто приходят письма с вопросами, которые так или иначе связаны с правильным использованием оттиска печати.

Что же теперь делать? Сегодня мы разрешим эти и многие другие проблемы. Вначале немного расскажем о том, что представляет собой печать. Это клише из твердой резины для нанесения оттисков на бумагу в целях подтверждения подлинности документа. Форма, размеры и технические требования" утвержден постановлением Госстандарта России от 25 декабря г. No ст. Технические требования к печатям без герба в государственном стандарте пока не Нужно ставлены. В законодательстве почти ничего не сказано о правилах использования страница. Неясно, например, какие печати должны быть в организации, в каких случаях их нужно ставить, кто несет ответственность за их сохранность, сколько у фирмы должно быть печатей и.

Все эти вопросы остаются на письмо руководства организации. Печати бывают трех видов: гербовые, приравненные к гербовым и простые. Гербовые печати с изображением герба РФ используются только в органах государственной власти и государственных учреждениях. Кроме того, гербовую печать получают организации, которые наделены государственными полномочиями. Например, частные нотариальные конторы.

Акционерное общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование и адрес.

Отныне печать – право организации, а не обязанность

Коммерческие фирмы используют печати, псьме к гербовым. На них изображена фирменная эмблема, логотип или просто написано название компании. Как на гербовых, так и на приравненных к ним печатях указывается ИНН юридического лица и номер свидетельства о государственной регистрации.

Есть свои печати и у частных предпринимателей. По своему статусу они считаются приравненными к гербовым.

Технические моменты организации работы с документами на гербовых (фирменных бланках) в СЭД

Но на такой печати вместо герба и эмблемы располагается фамилия, имя и отчество индивидуального предпринимателя, а также указывается его местонахождение, Фирменнрм и регистрационный номер.

Штампы, датеры, факсимиле Штамп — это вид печати прямоугольной формы с каким-либо текстом. Чаще всего штампы Нужно ли ставят печать на письме на фирменном бланке, чтобы нанести на документ реквизиты организации.

Бывают штампы, подтверждающие определенное действие. Например "Оплачено", "Выдан вкладыш". Датер — штемпельный прибор для автоматического проставления дат. Порядок использования штампов и датеров в законодательстве не урегулирован, поэтому организация должна определить его самостоятельно. Факсимиле — это печать или клише, привожу ссылку помощью которого воспроизводится подпись человека.

В соответствии со статьей Гражданского кодекса факсимиле можно использовать только в установленном законом порядке. Однако такого порядка пока не существует.

На кадровой и бухгалтерской документации факсимиле ставить нельзя — там нужна только собственноручная подпись должностного лица. А вот на письмах, грамотах, поздравлениях — вполне допустимо.

Гербовые и приравненные к ним печати ставят на документы, требующие особого подтверждения подлинности, — договоры, грамоты и свидетельства, трудовые книжки, служебные удостоверения и. Простыми считаются печати структурных подразделений компании, печати для отдельных видов документов, штампы. Они бывают разной формы — круглые, треугольные, прямоугольные, квадратные. Ставятся на те документы, которые не требуют особого подтверждения подлинности справки, пропуска, копии и.

Оттиск печати должен располагаться внизу документа, рядом с подписью должностного лица. Обратите внимание: печать ставится таким образом, чтобы частично закрыть слово, которое обозначает должность, но не попасть на подпись и расшифровку подписи. На некоторых документах Нужно ли ставя печать на письме на фирменном бланке специальная отметка "М.

Если она есть — одной заботой меньше: ставьте оттиск прямо на. Буквы "М. Печать придает документу юридическую силу — она подтверждает подлинность подписи должностного лица.

Но далеко не все кадровые документы нуждаются в этом реквизите. К сожалению, действующее законодательство четко не определяет, на каких бумагах необходимо ставить печать и какую именно печать. На основе сложившейся практики мы составили список кадровых документов, заверяемых оттиском печати в коммерческих организациях. Он представлен в таблице на стр.

Печатью заверяются не только кадровые документы, но и бухгалтерские бумаги поручения, реестры, сметыа также учредительные документы организации, коллективный договор, различные соглашения.

Документы, не упомянутые в данном перечне, заверения печатью не требуют. Письма, выполняемые на бланках кроме гарантийныхзаверять печатью не. Конечно, ничего страшного не произойдет, если вы по ошибке поставите печать на кадровом приказе или письме.

Но если вы не заверите печатью документ, который действительно в этом нуждается например, договорпоследствия могут быть весьма плачевными. Такой договор не будет иметь юридической силы, а суд скорее всего не станет рассматривать его как доказательство.

При заказе в нашей студии логотипа – фирменный бланк в подарок

Чтобы избежать подобных неприятностей, советуем вам четко прописать порядок использования печати на локальном уровне. Сначала нужно определить перечень документов компании, на которых вы будете в обязательном порядке Нужно ли ставя печать на письме на фирменном бланке печать.

Затем необходимо составить инструкцию по использованию печатей, в которой написать, когда ставится печать, приравненная к гербовой, а когда — простая, как используются штампы, если они есть в организации.

Отдельно оговорите, где будет храниться печать и кто назначается ответственным за ее хранение обычно этот вопрос решает руководитель организации. Эту инструкцию вместе с перечнем целесообразно сделать приложением к общей инструкции по делопроизводству вашей компании, а если таковой нет — самостоятельным документом или дополнением к уставу.

В дальнейшем, если понадобится заверить печатью документ, не указанный в локальном акте, руководитель организации издает об этом специальный приказ. Список документов, заверяемых печатью, можно со временем дополнять.

В инструкции по использованию печатей необходимо прописать порядок уничтожения устаревших печатей. Отдельно нужно сказать об оттиске печати в трудовой книжке работника. Изучив эти документы, делаем вывод: существует всего три случая, когда в трудовой книжке сотрудника ставится печать организации или кадровой службы можно использовать любую из них :.

No Кроме того, есть один случай, когда в трудовой книжке нужно поставить штамп — если работнику выдан вкладыш. Проставляется этот штамп на внутренней стороне обложки книжки или на титульном листе и Нужно ли ставит печать на письме на фирменном бланке собой прямоугольный оттиск со словами "Выдан вкладыш".

А между тем такая ошибка может вызвать вопросы у органов Пенсионного фонда при назначении работнику пенсии. Полагаем, что исправить ее можно в том же порядке, что и неправильную запись в разделе "Сведения о работе" трудовой книжки.

После последней записи поставьте следующий порядковый номер и напишите, что печать такой-то организации поставлена ошибочно. Например: "Печать открытого акционерного общества "Глория" поставлена ошибочно". Затем поставьте рядом с этой печатью правильную. Не исключено, что сотруднику с такой отметкой в трудовой книжке все-таки придется подтверждать период работы в вашей организации копиями приказов.

Кому нужна печать в обязательном порядке?

Поэтому выдайте сотруднику необходимые копии, когда он будет увольняться. Подробнее с стаить можно познакомиться в журнале "Кадровое дело" N7, июль Оставить заявку. Главная О документообороте Интересные материалы Делопроизводство, электронный документооборот Интересные материалы Оттиск печати: на каких документах ставить?

Вернуться к списку Оттиск печати: на каких документах ставить? Приравненная к гербовой Гарантийные письма на выполнение работ, услуг и. Ольга Савко Начальник группы телемаркетинга. Календарь мероприятий 26 июня. Все мероприятия. Наши клиенты.

Наши партнеры Печать отдела кадров, бухгалтерии если это справка о зарплатеструктурного подразделения, где работает сотрудник. Доверенности на получение материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и суде и .